Verslag Ondernemingsraad 11 JAN 2016

Inleiding: De directie wenst iedereen een gelukkig en gezond Nieuwjaar. Er zal tevens nog meer dan 1 jaar te gaan zijn op deze locatie vooraleer men verhuist naar het nieuwe gebouw aan de overkant van de luchthaven.

1.Bespreking en goedkeuring van het OR-verslag d.d.14/12/2015: WN heeft opgemerkt dat bij de affichering van de uurroosters in de kantine een sterretje staat bij sommige namen. Wat betekent dit? Er staan geen legende bij vermeld. WG: Het sterretje verwijst naar de ‘CAO Werken op Feestdagen’. Iedereen met * was in dienst op 01/05/2013 met contract van onbepaalde duur. WN: Een deel van de werknemers heeft nog geen band ontvangen die bij de trolley past (eindejaargeschenk). Hoe komt dit? En werden er te weinig sinterklaasgeschenken voorzien? WG heeft dit nagekeken en er werd maar een deel van de valiesbanden geleverd. WG wacht op een nalevering en diegenen die nog geen band ontvingen, zullen hem later ontvangen. Van de sinterklaasgeschenken werden er alvast genoeg besteld en geleverd. Het is een ‘mysterie’ waarom er op bepaalde plaatsen niet voldoende waren. WG: Zoals eerder werd aangekondigd zullen de ‘seniority awards’ of de anciënniteitcadeaus vanaf 1 januari 2016 als loon worden betaald. Doordat er door verschillen bij de berekening in de persoonsbelasting het netto resultaat zou kunnen fluctueren, heeft WG beslist om maximale afhoudingen te doen om op die manier zeker hetzelfde resultaat te garanderen. WG overhandigt een overzicht van de uurroosters bij het NCG dept. Dit overzicht wordt aan dit verslag gehecht. De namen van de werknemers worden wel om privacy redenen verwijderd, maar kunnen wel ingekeken worden in het archief van de secretaris. Het OR-verslag van 14/12/15 wordt hierbij goedgekeurd.

2. Directiemededelingen: De werknemersafvaardiging werd ingeschreven op een Axa training die op 09/02/2016 om 14u doorgaat. De training duurt ongeveer 2u. De jaarlijks Econ Financiële Informatie OR gaat door op 10 mei om 10u in het bijzijn van de bedrijfsrevisor. Na het overlijden van de verpleegster en de toegenomen focus op veiligheid zal het Health & Safety departement en alsook de verpleging rechtstreeks rapporteren aan het ondernemingshoofd, Des Pierce. Hoe de verpleging in de toekomst wordt ingevuld, wordt nog bekeken. De operationele en de CIS trainers blijven wel werken onder het HR dept, meer bepaald onder de verantwoordelijkheid van de Recruitment & Development Manager. WG wil de nodige aandacht blijven besteden aan de syndicale werking op het bedrijf. Door drukke agenda’s werden de taken onder het SMT leden verdeeld. De syndicale delegatie bij de arbeiders wordt gehoord door Sylvester Stroobants, Veronicque Debondt en Peter Caes. Bij de bedienden wordt dit Michel Smout, Tamara Wouters en Veronicque Debondt. WN had in februari 2016 graag een Bijz OR gehouden over de inrichting van het nieuwe gebouw. WN wil een expert vanuit vakbondszijde uitnodigen. WG heeft de vraag bekeken en is niet geneigd om nog een extra vergadering te plannen terwijl er al om de 2 maanden een bijzondere OR doorgaat. WG heeft trouwens grote twijfels over de expertise van de voorgestelde specialist. Uiteindelijk ziet WG geen toegevoegde waarde om in februari een bijkomende bijzondere OR te organiseren. WN wijst erop dat vorig jaar werd overeengekomen om elke maand een bijzondere OR te houden. Plotseling wordt dit terug gedraaid naar een frequentie van 1 x 2 maanden. WN merkt tevens op dat de lijst met de ‘open’ punten gewoon open blijft en dat er nog nergens vooruitgang werd geboekt omdat er geen beslissingen (kunnen) worden genomen. WN heeft trouwens het recht om expertise uit te nodigen. WN werd er trouwens op attent gemaakt dat de rol/inspraak belangrijker is dan tot nu toe werd aangenomen. Zeker in de zaken die werknemers specifiek aanbelangen, zoals uurroosters, parking, kleedkamers, toiletten, kantine, vervoer faciliteiten enz. wil WN op zijn minst de kans krijgen om advies en/of zijn goedkeuring te geven. Tot nu toe heeft men nog geen enkel duidelijk of concreet antwoord ontvangen. Ofwel is het nog onduidelijk of wordt er verwezen naar wettelijke normen of verplichtingen. In het uiterste geval kunnen de OR-leden nog altijd een bijzondere OR (binnen de 3 dagen) aanvragen, maar WN dacht dat het productiever zou zijn om ruimschoots voordien een datum te prikken. WG is wel bereid om tijdens de volgende BOR de lijst te overlopen.

3.Opvolging vooruitzichten ELC: De maand december was druk, maar er waren geen bijzondere uitschieters. Het jaar werd financieel afgesloten met verlies. Het budget werd niet gehaald. De doelstellingen van de jaarbonus werden behaald. De bonus wordt dus eerstdaags betaald. WN heeft gemerkt dat J.W. Helmig niet op de lijst van de leidinggevenden (X-60) voorkomt. WG: Dit wordt aangepast bij de volgende informatie (X-35).

4. Sociale Verkiezingen: WN: Op de documenten (X-60) staat een bedrijfsnummer dat nergens terug te vinden is. WG: De documenten die op X-35 worden verdeeld, zullen een correct nummer hebben. Het ondernemingsnummer is wel degelijk 0427599358. WN heeft opgemerkt dat het personeelsbestand bij DHL Aviation enkel (57) leidinggevenden telt en geen enkel kaderlid. WN is echter van mening dat DHL Aviation wel degelijk kaderleden heeft. Er is immers een duidelijk verschil t.o.v. de bedienden t.a.v. evaluaties, bonus, betaling enz. Daarom stelt WN voor om alle niet gebaremiseerde bedienden, die geen leidinggevend personeel zijn,3 in het bijzonder de Hay graden 1a, 1B, 1C als kaderleden te beschouwen. Indien er tegen de dag X-35(15.01.2016) geen aanpassing is gebeurd inzake het personeelsbestand, dan zal WN zeker niet aarzelen om een juridische procedure op te starten. WG bekijkt deze vraag.

5.Wijziging arbeidsreglement: tekst voorafgaand onderzoek aan werkhervatting na een arbeidsongeschiktheid: WN: volgens de wettelijke bepalingen had deze tekst al in februari 2015 opgenomen moeten zijn. Nu ziet WN in de HR nieuwsbrief van 11/01/16 een aantal zaken, die eventueel zouden kunnen doorgaan als voorstel van tekst voor het arbeidsreglement: Aanvraag van een hervattingonderzoek door de werknemer – “Voorheen werd een werknemer na een afwezigheid wegens ziekte van meer dan 30 dagen onderworpen aan een hervattingonderzoek. Dit blijft gelden voor iedereen met een veiligheidsfunctie zoals het besturen van een voertuig en voor werknemers met een bepaald risico, bijv. manueel heffen en tillen van lasten of nachtwerk. Maar alle werknemers kunnen zelf een hervattingonderzoek aanvragen. Dit mag zelfs doorgaan voor de datum van de hervatting. Je bent niet verplicht dit te melden aan de werkgever, dus dit kan vertrouwelijk gehouden worden door de arbeidsgeneesheer.” WG zal een tekstvoorstel doorsturen. WN vraagt om dit weer geen maand te laten wachten. WN heeft gemerkt dat sommige werknemers laat op de avond bij de arbeidsgeneesheer worden gepland terwijl men ’s anderendaags wel om 5 of 6u ’s morgens terug wordt verwacht. WN vraagt om hiermee in de toekomst toch rekening te houden.

6. Eindejaarspremie. Wijze van berekening. Rechten van uitzendkrachten: WN: Vanaf welke datum in dienst heeft een DHL werknemer recht op een eindejaarspremie en geldt dezelfde regeling ook voor de uitzendkrachten? WG: Iedereen die op 15 december in dienst is bij DHL, heeft recht op een eindejaarspremie. Voor de uitzendkrachten is de regeling anders. Zo wordt voor alle uitzendkrachten de eindejaarspremie van 2015 gebaseerd op de referteperiode tussen 1 juli 2014 en 30 juni 2015. Tijdens deze referteperiode worden alle gewerkte dagen bij alle werkgevers in aanmerking genomen. De berekening en de uitbetaling van de eindejaarspremie voor de uitzendkrachten gebeurt volledig door het Sociaal Fonds van de uitzendsector.

7. Regeling verlof op feestdagen 2015- Verlofmatrix- Soorten verlof – Overtime recupereren: Operaties 24/12/15- 31/12/2015: WN: Op de Bijz. OR van 30/11/2015 werd aangekondigd dat werknemers gevraagd werden om vroeger te starten, namelijk om 17u. In de praktijk bleek dit echter slechts om een beperkte groep te gaan. Deze mensen mochten 1u vroeger stoppen. De rest van de staffing moest volgens een opgelegde planning starten, hetzij 18, 19 of 20u. Al deze mensen hebben hun volledige shift moeten werken ondanks de belofte van de leidinggevende om 1u vroeger te mogen stoppen. WN vindt dit een bijzonder spijtig voorval. Verplicht verlof nemen of verplicht komen werken op 01/01/2016: WN: Allereerst werd op de BOR van 30/11/2015 gesteld dat niemand gedwongen zou worden om verlof te nemen op 25/12 en 01/01. Toch heeft men gemerkt dat op bepaalde areas enorme druk werd uitgeoefend om alsnog verlof te nemen. Er werd inderdaad gecommuniceerd dat een beperkte staffing nodig was op de ramp en truck operaties. Waarom konden er geen vrijwilligers ingezet worden? Een aantal werknemers op de ramp die om 18.00 en 19.00u startten, konden om 22.30u naar huis terwijl anderen hun volledige shift moesten presteren. Er waren ook duidelijk teveel leidinggevenden op de ramp. WN vraagt met aandrang om de planning de volgende jaren beter op te delen. Ook de verschillen in behandeling tussen de sort en de ramp area zijn te groot. WG: volgend jaar zal het probleem zich niet stellen daar 25/12 en 01/01 op een zondag vallen. Jaarlijkse vakantie vs verlofmatrix: WN wijst erop dat het groot verlof niet kan goedgekeurd worden voor 15/02/2016 opdat de prioriteitsregels zoals anciënniteit, schoolgaande kinderen, collectieve bedrijfssluiting van partner enz. kunnen toegepast worden. Elke werknemer moet immers de kans krijgen minstens twee weken ononderbroken vakantie te nemen in de periode van 1 mei tot 31 oktober. Nu hoort WN weer dat de recuperatiedagen van 2015 voor 22/1/16 moeten gepland zijn. Waar komen deze regels toch vandaan? Indien de verlofmatrix correct wordt toegepast, dan is het een eerlijk systeem. Respecteren aanvraag soort verlof: WN: Bij arbeiders wordt het wettelijk verlof (VT) 1x jaar betaald door de vakantiekas. Recuperatiedagen (RT) worden echter op de dag zelf betaald door de werkgever. Vandaar dat het voor de arbeiders van belang is dat het soort verlof dat men aanduid op de verlofaanvraag door de supervisor ook wordt gerespecteerd in het Xtremis systeem. Op die manier komt de arbeider niet voor financiële verrassingen te staan. Bij navraag blijken sommige senior supervisors ander advies te geven. WG gaat volledig akkoord met WN. Het soort verlof moet gerespecteerd worden. Opnemen recuperatie/inhaalrust overuren (OC): WN: Men heeft vernomen dat werknemers met OC wordt gevraagd om deze uren zo vlug mogelijk op te nemen. Wettelijk kan men de inhaalrust tijdens het lopende en het volgende kwartaal opnemen, maar WN is voorstander om een regeling op bedrijfsvlak uit te werken. Wel te verstaan dat er ondertussen geen druk meer wordt uitgeoefend om de OC op nul te zetten. WG bekijkt dit tegen de volgende OR. Bedrijf verlaten wegens ziekte: WN: Overdag wordt een document gebruikt indien een werknemer meldt dat men zich ziek voelt en naar huis wenst te gaan. Tijdens de nacht echter schijnt er niemand buiten de verpleegster in staat te zijn om een beslissing te nemen. Zo adviseerde men een werknemer om verder te werken tot zijn slide leeg was. Leidinggevenden schijnen bevreesd te zijn voor misbruik. Dit mag toch geen excuus zijn om de werknemer niet te laten gaan? Kan de procedure van overdag ook niet tijdens de nacht gebruikt worden? Misbruik zou toch gemeld worden aan Human Resources? WG bekijkt dit.

8. Vervoersplannen: komen werken met de fiets – mogelijkheden om een e-bike aan te schaffen: WN vraagt of DHL Aviation interesse heeft om een fietsvergoeding in te voeren wanneer werknemers het traject woon- werktraject met de fiets afleggen. En of is WG ook eventueel geïnteresseerd om bedrijfsfietsen in gebruik te nemen? Of kunnen er eventueel afspraken of kortingen worden onderhandeld met organisaties die e-bikes op de markt brengen? WG vraagt zich in 1ste instantie af hoeveel werknemers er werkelijk geïnteresseerd zijn in te komen werken met een fiets. Gaat het hier niet om 1 persoon? Trouwens de controle verloopt via een soort aangifteformulier (verklaring op eer) dat werknemer dagelijks moet bijhouden. WG haalt enkele gevallen van misbruik aan. WG ziet niet direct heil om dit project op te starten.

9. Werking nacht operaties: Manuele Flyersort: WG: Sinds vorige week wordt enkel het BRU en EIN materiaal manueel op postcode gesorteerd (1638 flyers). Er zijn punten die vrij vlot verlopen, maar er zijn nog behoorlijk veel opmerkingen aangaande de opstelling van de rekken, de indeling, door de positie van de schermen moeten er steeds draaiende bewegingen maken. In 1ste instantie moeten de bestaande problemen weg gewerkt zijn vooraleer men overschakelt naar de bestemming AMS. Stand van zaken KPI’s vs. Jaarbonus WG: Met veel plezier kan men meedelen dat de bonus behaald werd. De eindscore bedraagt 45.61 punten. De betaling gebeurt op vrijdag 15 januari. Er werd 1 correctie toegestaan bij Clearance on arrival – Customs omdat er door een systeemfout niets werd geregistreerd. De ‘slechtste’ week was week 43. De beste scores werden behaald vanaf week 48. Maar eigenlijk is er dag na dag goed gedraaid geweest. De drukte is duidelijk minder gevoeld doordat het bijzonder goed droog weer is geweest en doordat de operaties al om 17u van start gaan. WN: Dit jaar werd er ook veel meer appreciatie ten aanzien van de werknemers getoond. Dit heeft zeker positief gewerkt. Vroeger naar huis sturen of het niet toelaten van uitzendkrachten door gebrek aan werk WN: Een aantal uitzendkrachten bij day PM ops werden door de supervisor naar huis gestuurd. Diegenen die om 14u starten, mochten zelfs niet meer binnen. Het uitzendkantoor liet weten dat die dag niet betaald zou worden. WG: De fout ligt inderdaad bij DHL. Verschillende supervisors hebben de planning te laat of naar verkeerde personen doorgestuurd. De uitzendkantoren wilden voor deze kosten niet opdraaien. DHL heeft ondertussen al het nodige gedaan om alle betalingen te starten. Deze week nog zou iedereen moeten betaald zijn. Weekend Operations Leipzig vs. Brussel: WG had in december aangekondigd dat er vanaf het laatste weekend in december 2015 het materiaal dat voor de bouw van gebouw 2 in Leipzig nog een risico op brandgevaar vormde, gedeeltelijk in Leipzig wordt verwerkt. Het gaat om bestemmingen die in feite Leipzig ‘voorbij’ rijden. (Denemarken enz.). Dit materiaal komt nog steeds langs BRU-HUB. Uiteindelijk wacht men op actie vanuit Leipzig in week 6. WG voorziet dat de werknemerspopulatie hierdoor niet erg word geaffecteerd. Het gaat slechts om 1 zevende van het totale weekendvolume. WN: Een supervisor communiceerde afgelopen weekend echter dat er vaste werknemers terug naar de week Operations moeten muteren. Is dit zo? WG ziet een transfer naar de week operaties niet gebeuren. Bovendien is er absoluut nog geen duidelijkheid. De communicatie is allicht voorbarig.

Opvolging problemen inhouse uitzendkantoor: WN wordt dagelijks geconfronteerd met problemen bij de uitzendkrachten. Zo wachten alle uitzendkrachten minstens 4 tot 6 weken op hun loonfiches, anderen ontvangen ze nooit. De betaling van overloon bij overtime werd nog altijd niet betaald. WG: Overuren zullen niet langer meer gepresteerd worden. Toch roept WG op om namen van de uitzendkrachten door te geven opdat de problemen daadwerkelijk worden opgelost. WG blijft wekelijks samenzitten met het inhouse uitzendkantoor. WN wil enkel namen doorgeven op voorwaarde dat deze uitzendkrachten uit de wind worden gezet. En indien deze mensen toch zouden ‘verdwijnen’ dat DHL hen in dat geval een arbeidsovereenkomst aanbiedt. Het gebeurt immers te vaak dat zogenaamde ‘lastige’ krachten ‘verdwijnen’.

11. Uurroosters: Customer Service – GEEN FED: ma-vr- 12.00u-20.00u met 24’ onbetaalde pauze Dit rooster wordt gewerkt in combinatie met de andere roosters bij Customer service volgens een maandplanning die op de afdeling wordt geafficheerd. Dit rooster wordt enkel goedgekeurd voor Customer Service. Sort Night/Operaties arbeiders en bediende ma-vr 17.00-01.00u met 24’ onbetaalde pauze WN: Operations heeft gevraagd dat deze mensen 1u vroeger kunnen starten daarom vraagt WN om vanaf 17u nachtpremie te betalen opdat deze werknemers geen loonverlies zouden lijden. Men wil ook de namen van de betrokkenen kennen, want zoals het rooster op dit moment voorligt, kan er aan elke arbeider en bediende gevraagd worden om deze uren te presteren. WG: De nachtpremie wordt betaald vanaf 18u. Deze werknemers werden hiervan op de hoogte gebracht. De namen van de werknemers worden doorgestuurd naar de OR secretaris. Day ops – Weekend ops: di-woe-do 05.00-11.00u zonder pauze za 07.00-18.00u met 1u onbetaalde pauze zo 14.00-01.00u met 1u onbetaalde pauze Dit rooster wordt op naam goedgekeurd. Namen voor deze roosters worden niet gepubliceerd omwille van de privacy, maar kunnen wel bij de secretaris van de Ondernemingsraad ingekeken worden.

12. Ad Hoc agenda punt: Update Nieuw Gebouw BRU-HUB: Dit punt wordt toegelicht door Koen Gouweloose – Project Directeur. De bouwwerken zijn op schema, de constructie staat recht en een deel van het dak ligt ook. Eind januari wordt gestart met de elektriciteitsvoorzieningen. Sinds de laatste presentatie werd er niets gewijzigd aan de lay-out van het gebouw. Vanaf nu zal er gestart worden met het beschrijven van elke operationele activiteit en proces opdat het trainingsprogramma’s kunnen opgestart worden. De bedoeling is om zeker begin 2017 te starten met trainen en testen op de werkvloer. Er wordt ook gekeken of bezoeken aan externe logistieke bedrijven eventueel kunnen bijdragen aan het trainingprogramma. Verder is men ook bezig om het kabelnetwerk, Security voorzieningen volledig uit te tekenen. De contracten van de kuisploeg, catering enz. worden terug bekeken. De bezettingsgraad van de burelen werd een tijd terug door een extern bureau gemeten. Het is de bedoeling om bij de inrichting een aantal punten te realiseren rekening houden met EOS, akoestiek, lichtinval, connecteren tussen de verschillende mensen en afdelingen. Ook op technisch gebied tracht men een aantal verbeteringen aan te brengen, zoals de Lost & Found stockering verbeteren, performance dialogs op groot scherm projecteren, de werkomstandigheden verbeteren, de toiletvoorzieningen zijn ruimer genomen dan wettelijk en de kleedkamerkasten … kortom alles zal voldoen aan de wettelijke normen. Er komt een apart gebouw aan de tarmac van 1000m² voor de staffing van de Ramp, maintenance, de piloten en de werknemers van EAT. Al deze personen kunnen rechtstreeks van de personeelsparking via Security naar hun werkplaats.

De personeelsparking bevindt zich naast het gebouw. Alternatieve parking wordt nog bekeken. Een aantal parkingplaatsen worden geactualiseerd vlak in de buurt. De parkingfaciliteiten zijn nog niet definitief. Een eventuele noodgenerator komt zeker niet op de personeelsparking. Er zullen in dat geval 2 poorten op de truckparking worden opgeofferd. WN vindt het toch bijzonder spijtig dat bij regenweer de werknemers hun natte kledij niet apart kunnen weghangen. Men heeft immers nu geen kijk op hoeveel afstand de werknemers moeten afleggen eer men aan zijn werkplaats komt. WG: Alles gebeurt binnen de wettelijke normen. Het screenen gebeurt bij de ingang van het warehouse. Iedereen wordt gescreend bij het betreden van het warehouse. Deze bestaat uit twee lanes wat een capaciteit geeft van 14 personen/minuut. Daarenboven wordt er ook een fastlane voorzien richting warehouse. Dit zal de capaciteit aanzienlijk verhogen. Bij het verlaten van het warehouse zal men zoals huidig Ad random te werk gaan. . Screening personeel: van admin naar warehouse iedereen altijd. Van warehouse naar admin ad random. Tot slot worden er 3 ruime sanitaire blokken voorzien in het gebouw. Vragen kunnen altijd gesteld worden en zullen zo goed als mogelijk beantwoord worden.

13. Varia: -WN heeft vastgesteld dat wanneer het brandalarm afgaat en er geen mail werd gestuurd er toch werknemers zijn die gewoon blijven verder werken. Een ander deel van de werknemers evacueert dan weer wel. Dit is compleet onverantwoord. Graag actie vanuit het safety dept. -WN vraagt zich af of WG nog werkt aan het project ‘VPI Interims’. WG: Het project is nog niet volledig rond. Men denkt aan 80 mensen tot eind juni, maar zoals gezegd, het project is nog niet helemaal rond. -Op het ‘meetingbord’ van de lettersort werd een rubriek aangemaakt ‘Meetingplakkers’. De supervisor noteert hierop de namen van de werknemers die niet meteen aan de slag gaan na de floorflash, meetingplakkers, dus. WN vindt dit beneden alle peil. WG neemt dit op met operaties. Start vergadering: 14.00u, Einde vergadering: 18.00u De volgende OR vergadering is gepland op maandag 8 februari 2016 om 14 u in zaal Boeing.